1. AMAÇ VE KAPSAM
Etik kuralları, şirketimiz çalışanlarının, görevlerini yerine getirirken uymaları gereken ilkeleri ve çalışma düzenine ilişkin ilkeleri içermektedir. Bu ilkelerin amacı; uyulması gereken temel kuralların çerçevesini çizmek ve çalışanlar, iş ortakları, müşteriler ve kurumumuz arasında doğabilecek her türlü anlaşmazlık ve çıkar çatışmasını engellemektir.
2. ETİK KURALLARI VE ÇALIŞMA İLKELERİ
2.1. DÜRÜSTLÜK
Yenmak, paydaşları ve çalışanları ile olan tüm iş süreçleri ve iş ilişkilerinde dürüstlük ilkesini öncelikli değer olarak benimsemiştir.
2.2. ÇIKAR ÇATIŞMALARI
Kişinin veya idarenin çıkarına olmayan veya menfaatine görünmeyen herhangi bir ilişkidir. Menfaat/ Çıkar çatışması, kişinin veya idarenin sorumluluklarını ve görevlerini tarafsız bir şekilde yerine getirmesini olumsuz yönde etkileyen davranışlar bütünüdür.
2.2.1. KENDİ VE YAKINLARI LEHİNE İŞLEM YAPMAMA
Yenmak bünyesinde çalışmaya başlamak isteyen kişi ve/ veya şirketler yapılacak olan ön görüşme sürecinde zaman içinde olabilecek potansiyel veya mevcut durumlardan kaynaklı çıkar çatışması olarak algılanabilecek konuları görüşmeyi yaptıkları süreç yetkilisine aktarmak zorundadır. Çıkar çatışmasının oluşabileceği durumun seviyesine göre bir üst seviye amire – yetkiliye bilgi verilmesi zorunludur.
• Unvan ve yetkiden faydalanarak, kendisi, yakınları veya üçüncü kişiler lehine haksız menfaat sağlamamak,
• Yapılacak kişisel yatırımlarda, mevcut çalışılan kurumla çıkar çatışması durumuna düşmemeye özen göstermek,
• Yapılacak kişisel yatırımların veya herhangi bir iş faaliyeti dışındaki uğraşların hali hazırda devam eden görevini yapmasına zaman ve dikkat verme açısından engel olmamasına özen göstermek ve Yenmak iş akışındaki ana görevlere odaklanmayı engelleyen bu gibi durumların gerçekleşmesinden kaçınmak,
• Çalışan ile müşteri veya tedarikçi konumundaki şirkette aynı iş ile ilgili birinci derecede karar verme mevkiinde bulunan kişilerin birinci derece akraba olması durumunda Yenmak Etik kuruluna bilgi vermek,
• Ticari ilişki içinde bulunulan bir başka şirkette yakınlarının hisse veya maddi menfaat sahibi olmasının öğrenilmesi durumunda Yenmak Etik kuruluna bilgi vermek.
2.2.2. HEDİYE ALMAK HEDİYE VERMEK
Yenmak çalışanlarının ticari gelenek, örf ve adetlere uygun şekilde verilen ya da hatıra/promosyon niteliğindeki malzemeler dışında, kendi menfaatleri için, tarafsızlıklarını, kararlarını ve davranışlarını etkileyecek hediye, kazanç, yardım, ağırlama, özel indirim, komisyon veya ıskonto istememeleri veya kendilerine gelen bu tarz teklifleri kabul etmemeleri gerekir.
Çalışanlarımızın, nakit para veya nakit değerindeki hediyeleri, tutarları ne olursa olsun, kabul etmemeleri veya tedarikçilerden, danışmanlardan, rakiplerden ya da müşterilerden borç almamaları gerekir.
Çalışanlarımızın, İş ilişkisi içerisinde bulunan veya bulunma potansiyeli taşıyan kişi ve kurumların gerçekleştirdiği genel katılıma açık konferans, resepsiyon, tanıtım etkinlikleri, seminerler vb. dışındaki karar almada etkileyici olan veya öyle algılanabilecek sportif faaliyetler, yurt içi – yurt dışı geziler vb. davetlere, etkinliklere katılımı İşletme müdürü onayına sunulması gerekir
2.2.3. İÇERİDEN BİLGİ TİCARETİ
YENMAK’ ait özel ticari sırlar, mali bilgiler, çalışılan süre içinde edinilen tüm bilgiler, materyaller, programlar ve dokümanlar, bilgisayar ve telekomünikasyon sistemleri, veri tabanı, reklam, ürün ambalajı ve etiketleri, personel özlük bilgileri, müşteri listeleri, fiyatlar, ürünler, hardware-software ve tüm diğer düzenleme ve uygulamalar ile çalışanların kurumdaki çalışma süreleri içerisinde yapmış oldukları tüm işler, anlaşmalar ve geliştirdikleri ürünler gizlidir ve kurumun mülkiyeti altındadır. Yürütülen çalışmalarda edinilen 3. kişilere dair bilgiler de bu kapsamdadır.
Bu tür doküman, kişisel ve özel çıkarlar için veya üçüncü kişiler, kurum ve kuruluşlar yararına, kurumda çalışılan süre içinde veya işten ayrıldıktan sonra kullanılması kanunen bir suçtur.
2.2.4. İŞTEN AYRILANLARIN YENMAK İLE İŞ YAPMASI
Yenmak ’tan ayrılan çalışanların Yenmak şirketlerine satıcılık, yüklenicilik, danışmanlık, komisyonculuk, temsilcilik, bayilik veya benzeri şekillerle iş yapabilmesi için;
• Daha önce çalışmış olduğu şirkette hakkında disiplin kaydı olmaması,
• Daha önce çalışmış olduğu görevlerden ötürü bir çıkar çatışması bulunmaması gerekmektedir.
Bu şartların sağlanması koşuluyla işten ayrılanların Yenmak ile iş yapabilmesi için ilgili birimin yöneticisi tarafından hazırlanacak bir raporun etik kurul tarafından onaylanması gerekmektedir.
2.2.5. SİYASİ FAALİYETLER
Yenmak, Türkiye Cumhuriyeti 2820 no’lu Siyasi Partiler Kanunu Madde 6’da belirtilen; Türk vatandaşı olan çalışanlarının siyasal etkinliklere bireysel olarak katılma hakkına saygı gösterir.
Türk vatandaşı olmayan çalışanları ise uluslararası platformda siyasi parti olarak tanınan kuruşlara aşağıdaki koşulları sağladığı takdirde üye olabilir.
Siyasal etkinliklerde yer alan tüm çalışanlarımızdan aşağıdakiler beklenmektedir:
• Hiçbir şekilde Şirketi temsil etmiyor olduğu gerçeğini açıkça ortaya koyulması gerekir.
• Çalışanların görev aldıkları siyasi faaliyetler sebebiyle mevcut görev ve sorumluluklarında çıkar çatışması yaratacak durumlardan uzak durmaları gerekir.
• Bireysel olarak yürütülen siyasi faaliyetlerde şirket adı, şirket içindeki unvan ve şirkete ait kaynaklar kullanılamaz.
• Çalışma saatleri ve işyeri ortamı içerisinde siyasi propaganda yapılamaz, hiçbir şekilde çalışanların bir siyasi partiye üye olması istenemez, bu faaliyetlerle ilgili olarak diğer çalışanların vakti alınamaz.
2.3. SORUMLULUKLARIMIZ
2.3.1. YASAL SORUMLULUKLARIMIZ
• Şirketimizin faaliyet gösterdiği yurtiçi ve yurtdışı tüm alanlarda Türkiye Cumhuriyeti yasaları ve uluslararası hukuk kurallarına uygun olarak çalışmak.
• Yasal düzenlemeyi yapmakla görevli kurum ve kuruluşlara doğru, tam ve anlaşılabilir bilgileri zamanında sunmak.
• Tüm iş faaliyetlerimizi yürütürken, her türlü kamu kurum ve kuruluşu, idari oluşum, sivil toplum örgütü ve siyasi partilere herhangi bir menfaat beklentisi olmaksızın eşit mesafede yer alır ve bu sorumluluk bilinci ile yükümlülüklerimizi yerine getiririz.
2.3.2. MÜŞTERİLERİMİZE KARŞI SORUMLULUKLARIMIZ
• Gelişen ekonomik, teknolojik ve ekolojik şartlara uyum sağlamak için, bünyemizde bulunan tüm süreçlerimizin, kalite ve çevre yönetim sistemimizin bütün çalışanlarımızın ve tedarikçilerimizin katılımıyla havaya, suya, toprağa verebileceğimiz çevre etkilerini, Firmamızın kabul ettiği bütün yasal şartları ve diğer çevre koruma gereklerini göz önüne alarak müşterilerimizin memnuniyetini en üst seviyede karşılayacak şekilde, kontrol altına alıp sürekli iyileştirmeyi ve geliştirmeyi ilke edinmek.
• Müşteri memnuniyeti odaklı, müşterilerimizin ihtiyaç ve taleplerine en kısa zamanda, en doğru şekilde cevap veren proaktif bir anlayışla çalışırız.
• Hizmetlerimizi, zamanında ve söz verdiğimiz koşullarda sunar; müşterilerimize saygı, onur, adalet, eşitlik ve nezaket kuralları çerçevesinde yaklaşmak. Müşterilerimizin gizli bilgilerini özenle korumak.
2.3.3. ÇALIŞANLARIMIZA KARŞI SORUMLULUKLARIMIZ
• Hizmetlerimizi, zamanında ve söz verdiğimiz koşullarda sunar; müşterilerimize saygı, onur, adalet, eşitlik ve nezaket kuralları çerçevesinde yaklaşmak. Müşterilerimizin gizli bilgilerini özenle korumak.
• Çalışanlarımıza değer verir onların sağlığı ve güvenliğini sağlamayı görev bilmek, onları korumak.
• Düzenli olarak sağlık ve güvenlikleri için eğitimlere tabi tutarak onları bilinçlendirmek.
• Çalışanlarımızın sahip olduğu hak ve özgürlüklere saygı gösterir hiçbir ayrım gözetmeden adil bir çalışma ortamı sunarız.
• Çalışanlarımızın kişisel haklarını ve sosyal yaşamlarını göz önünde bulundurarak çalışma saatlerini ve izin günlerini adil bir şekilde planlamaktayız. Onları mecbur bırakacak hiçbir durum altında çalıştırmamaktayız.
• Yenmak çalışanları arasında hiçbir koşulda din, dil, renk, cinsiyet, siyasi düşünce, yaş ve fiziksel engel vb. nedenlerde ayrımcılık yapılamaz ve yapanlar göz ardı edilemez.
• İş yerinde tacize ve/veya mobbing’e hiçbir şekilde müsaade edilmez.
• Çalışanların görüş ve önerilerini değerlendirmek, yanıtlamak ve motivasyon arttırıcı tedbirler almak,
• Çalışanlar ile ilgili özel bilgileri, hukuki zorunluluk haricinde, çalışanın izni ve bilgisi olmadan üçüncü şahıslarla paylaşmamak,
• Yenmak insan haklarına saygılı olarak zorla çalıştırma, insan kaçakçılığı ve modern köleliğe karşı olup; Yenmak şirketler grubunda uygulamak ve desteklemek kesinlikle yasaklanmıştır.
• Yenmak; çocuk işçiliğini hiçbir koşulda desteklemez, geçerli kanun ve yönetmeliklere, asgari yaş hükümlerine göre hareket eder.
2.3.4. TEDARİKÇİ VE BAYİLERİMİZE KARŞI SORUMLULUKLARIMIZ
Tedarikçiler, bayiler ile iş ilişkilerinde karşılıklı değer yaratmak, iletişimi açık, doğrudan ve doğru bir şekilde yürütmek,
Tedarikçi, bayi, seçiminde objektif kriterler ile karar vermek,
Tedarikçi, bayi, denetimlerinde ve ziyaretlerinde tedarikçi tarafından talep edilen makul gizlilik ve iş güvenliği kurallarına uymak,
2.3.5. TOPLUMA, ÇEVREYE VE İNSANLIĞA KARŞI SORUMLULUKLARIMIZ
• Ekonomik, sosyal ve çevresel kalkınmaya katkıda bulunacak çalışmaları desteklemek,
• Toplumu ilgilendiren konulara duyarlılık göstermek ve toplumun olumlu yönde gelişimi için destek vermek,
• Yenmak’ın kurucularından Kazım KAHVECİOĞLU’ nun ekonomik ve sosyal kalkınmaya katkıda bulunmada yol gösterici nitelikteki “ 300 kişiyi istihdam etmek, 300 ton altın sahibi olmaktan daha keyifli.” Sözüne her durumda uygun çalışmak.
2.3.6. YENMAK ADINA VE MARKASINA KARŞI SORUMLULUKLARIMIZ
İş ortaklarımız, müşterilerimiz ve diğer paydaşlarımız; profesyonel yeterliliğimiz ve dürüstlüğümüz sayesinde yerli sermaye ile kurulan Yenmak’a güvenmektedirler. Bu itibarımızı en üst düzeyde tutmaya çalışırız.
Hizmetlerimizi şirket politikaları, ulusal ve uluslararası standartlar, verdiğimiz taahhütler, etik kurallar ve milli değerler çerçevesinde sunar, yükümlülüklerimizi profesyonel bir şekilde yerine getirmek için gerekli özveriyi gösteririz.
3. UYGULAMA
3.1. İHLALLERİN BİLDİRİM YÜKÜMLÜLÜĞÜ
Çalışanlar, Etik Davranış Kurallarının ya da şirketin tabi olduğu yasa ve mevzuatın ihlal edildiğini öğrenir veya şüphelenirlerse bunu ilk yöneticisine ya da duruma göre Üst Düzey Yöneticisine iletmekle yükümlüdürler. Kişinin, işyerindeki huzuru ya da iş ilişkilerini olumsuz yönde etkileyecek şekilde yaptığı bildirimin 3.şahıslara ifşa edilmesi kesinlikle önlenecektir.
Bildirim mekanizmasının şirket menfaati doğrultusunda olması gözetilmelidir.
Bildirimde bulunanın, ihbar edilen hakkında dedikodu yapması veya kariyerini olumsuz etkilemeye çalışması gibi niyetlerden arınmış olması çok önemli bir husustur. Bu bakımdan ihbar ve soruşturma sürecinde gizlilik, objektiflik ve etik kurallara uyum son derece kritik bir konudur. Hem bildirimde bulunan hem de konuyla ilgili süreci yöneten kişilerin bu konuya azami önem ve dikkat göstermesi zorunludur. Yalan ve/veya iftira niteliğinde kasıtlı bildirimler tespit edildiğinde etik kural ihlali olarak yorumlanır.
3.2. ETİK DAVRANIŞ KURULU
Etik kurallar ile ilgili uygunsuz durumların daha iyi değerlendirilmesi, disiplin uygulamalarının devreye alınması ve uygulamalarda paralellik sağlanması için Etik Davranış Kurulu görev yapacaktır.
Etik Davranış Kurulu aşağıdaki kişilerden oluşur:
• İşletme Müdürü (Yenmak Etik Davranış Kurulu Başkanı)
• Fabrika Müdürü (Yenmak Etik Davranış Kurulu Başkanı Yardımcısı)
• Kurulun diğer üyeleri meydana gelen etik kural ihlali boyutuna göre İşletme Müdürü ve Fabrika Müdürü tarafından belirlenir.
3.3. DİSİPLİN UYGULAMASI
Etik Davranış Kural ihlalleri sonrasında aşağıdaki disiplin cezaları uygulanır:
• Eğer bilerek yapıldığı tespit edilen bir suistimal söz konusu ise; iş kanununun ilgili maddeleri uyarınca işten çıkarma ve gerekli görülürse kanuni işlem başlatma. (Bilerek haksız menfaat sağlayan kişinin, geçmişte yaptığı faydalı işler alınan karar üzerinde kısmen veya tamamen bir af sebebi oluşturamaz.)
• Suistimal yoksa ya da dikkatsizlik veya bilgisizlikten doğan ihmal söz konusu ise; olayın etkisine uygun sözlü veya yazılı uyarı yapma.